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公文写作常见错误
发布时间:2011-11-27     信息来源:       作者:      
公文写作常见错误
 
一、文种使用常见错误
1、上行文中“请示”与“报告”不分
“请示”和“报告”均是上行文,但有很大区别。“请示”适用于向上级机关请求指示、批准;“请示”应当一事一文;一般只写一个主送单位,需要同时送其它机关的,应当用抄送形式,但不得抄送下级机关;“请示”只能事前汇报;上级机关对下级机关的“请示”,应予以回复
“报告”适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。“报告”不得夹带请示事项;“报告”可以事前、事中、事后汇报;上级机关对下级机关的“报告”,一般不予回复。
我校行政公文“请示”和“报告”的错误使用表现形式有3种:该用“请示”时用“报告”,如《关于增加教学科研用房的报告》;“报告”中夹带请示事项;请示报告合用,如《关于某某问题的请示报告》。
2、“请示”与“函”不分
“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。根据这些规定,我校与不具有隶属关系的单位行文,如省教育厅各处室、滁州市委市政府及其有关部门等单位,不应使用“请示“文种。主送省教育厅,请求指示批准应使用“请示”。
3、“报告”与“意见”不分
“报告”适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。“报告”只适用于上行文,而“意见”可以用于上行文、平行文和下行文。“意见”作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。“意见”作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应当遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行。“意见”作为平行文,提出的意见供对方参考。
4、“通告”与“公告”不分
“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项,而“通告”适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。根据上述规定,“公告”的特点适用于级别较高的单位,并且发布的事项重要或者是法定事项,告知的范围是国内外;“通告”适用于级别较低的单位,并且发布的事项是社会有关方面应当遵守或者周知的,告知的范围较公告小,如《滁州学院关于拆除违章搭建的通告》。
5、创造文种。即在13种文种之外,自己创造出文种,如《关于五一工作安排的设想》
二、行文程序错误
行文没有按照拟稿——部门负责人审核(会签)——院办核稿——院领导签发的正常顺序进行,而是没经核稿直接请院领导签发,这不仅降低了工作效率,而且在一定程度上也影响了公文质量。
三、随意撰写公文主题词
主题词是用于揭示公文内容,便于公文检索查询的规范化的词和词组。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。标引规则在标引数目、顺序、选词等方面有特殊的要求。标引的每个主题词,必须从公文主题词表中选用最专指、最恰当的词或词组,不得采用主题词表以外的词或词组。由于多数同志不太了解公文主题词的标引规则、方法和要求,在实际工作中易出现随意撰写公文主题词的现象。
五、数字使用和标题标点符号使用不规范
《国家行政机关公文处理办法》(国务院2000年8月24日发布)第二十五条(九)款规定:“公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。”另外党委系统发文日期和行政系统发文日期有所区别,行政公文用汉字,党委公文用阿拉伯数字。
《国家行政机关公文处理办法》(国务院2000年8月24日发布)第十条(六)款中规定:“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。如滁州学院印发《关于充分发挥高层次人才作用的若干意见》的通知,就应改为滁州学院印发关于充分发挥高层次人才作用的若干意见的通知。
 
 
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